Por Alejandro Moronta

Usted leyó correctamente: no gaste en capacitar.  La capacitación no es un simple gasto, es una inversión.  Así como lo está leyendo.

Los últimos meses del año se dedican a planificar la estrategia y las acciones a ejecutar durante el año siguiente.  Como consecuencia, es tiempo también de preparar el presupuesto, y una de las partidas es la de capacitación o formación de las personas.  Lamentablemente, cuando la situación financiera requiere de ciertos ajustes, un área donde las tijeras asoman su cabeza de Medusa es precisamente la que tiene que ver con elevar el nivel de conocimiento del equipo de trabajo.

Todas las instituciones tienen retos.  Es algo ineludible.  Ahora bien, si los resultados no se están consiguiendo, ¿cómo va a lograr la organización sus objetivos y mantenerlos si los empleados no saben trabajar adecuadamente, si no logran trabajar en equipo o no saben atender a los clientes?

Hay una frase de alguien que decía que una empresa había adoptado el no adiestrar a los empleados porque luego dejaban la organización.  Luego surge la pregunta: ¿y si los empleados no se van? Ahora bien, ¿por qué tendría una empresa el temor de que los empleados se fueran a otro lugar?  Eso es indicativo de otros problemas, pero es tema de otro aporte.  La fiebre no está en la sábana.

El estándar de sistemas de gestión de calidad ISO 9001, ahora en su versión 2015, cuando se refiere a los aspectos humanos, utiliza el término competencia, y agrega que la organización debe determinar la competencia necesaria de las personas que realizan un trabajo que afecta el desempeño y eficacia del sistema de gestión de calidad.  Indica además que hay tres formas de determinar la competencia: por educación, por formación, o por experiencia.

El estándar ISO 9001:2015 no se limita a que las organizaciones deben determinar la competencia necesaria del personal.  Va un poco más allá, requiriendo que se definan las acciones que se van a tomar para lograr el nivel de competencia necesario, y para cerrar el punto, muy atinadamente, pide que se determine cuán efectivas han sido las acciones que se han tomado.  Y no se queda ahí.  Es un requisito también que se mantenga información documentada (evidencias) de la competencia.

El eslogan del Instituto de Formación Técnico Profesional (INFOTEP) es capacitar es progresar.  Nada más cierto.  Esta institución busca que las personas se puedan insertar en la vida laboral, enfatizando el saber hacer, y esa es la idea de los procesos de formación, que las personas que completen procesos formativos puedan aplicar los conocimientos.  El concepto ha cambiado.  Ya no se habla del profesor del curso, sino del facilitador de la formación. No es mero eufemismo.  El modelo de enseñanza, por así decirlo, no es el mismo que antes.  No se trata de cuánto sabe el antiguo profesor, sino de cuán capaces son los participantes en aplicar efectivamente los conocimientos, y que esta aplicación se convierta en resultados tangibles.  El rol de quien enseña o capacita es de facilitar, de ser un canal o un medio para que los participantes adquieran los conocimientos y los usen satisfactoriamente.

El proceso formativo puede y debería verse como el concepto de calidad, en que hay clientes que deben quedar satisfechos, o mejor aún, que se excedan sus expectativas.  De hecho, la organización que contrata tiene unas necesidades que cubrir, y son un tipo de cliente, si se quiere, y los participantes tienen también necesidades profesionales que satisfacer, y son a la vez otro tipo de cliente.

El dedo señalador a las desventajas de “gastar” en capacitación vienen en buena medida justificados porque a veces no se ven los resultados del dinero que se destina a estos propósitos.  Entre otros considerandos, hay que hacer una buena selección de quién va a proveer la capacitación.  Debe ser una persona u organización reconocida por los resultados de sus servicios.  Al mismo tiempo, si se va a proveer una capacitación, la empresa contratante debe hacerlo porque ha detectado una necesidad verdadera en los miembros del equipo, y debe también motivar la participación de las personas.  No funciona el simplemente enviar a la gente a una capacitación para usar los fondos aprobados en el presupuesto.  Esto debe formar parte de un plan mayor, y que una vez las personas terminen la capacitación, realicen proyectos o actividades concretas para emplear lo aprendido, o que puedan compartir su experiencia con otras personas que no pudieron asistir.  Esto permitirá que sean catalizadores del cambio que se desea lograr.

¿Por qué la competencia se va adelante?  Entre las muchas razones, porque tenían un mejor plan, porque ejecutaron mejor, porque trabajaron en equipo, porque tomaron mejores decisiones, porque supieron capturar las necesidades de los clientes y porque les atendieron mejor.  Todo eso es tarea de personas.  Estaban mejor preparados.  Si la competencia le deja atrás, no es de dudar que sus propios empleados se quieran ir a trabajar allá, donde el césped es más verde, donde hay crecimiento, donde se trabaja mejor.  Entonces, el problema será por partida doble.  No sólo usted perdió los clientes, sino también algunos colaboradores de su propio equipo, que de paso, saben cómo funcionan las cosas en su organización.

A pesar de todo lo anterior, el término capacitar también debería revisarse.  Es bueno pensar en el término desarrollo.  Y es que la capacitación es parte del proceso de desarrollo de los miembros de un equipo.  Además de la capacitación se puede incluir otras opciones, tales como coaching, mentoría, asignación temporal, cambio de roles, participación en proyectos especiales u otras estrategias para que una persona pueda desempeñar un mejor papel dentro de la organización.  No sólo la persona va a ser más eficiente, sino también que la empresa no tendrá el temor de que se vaya a trabajar a otro lugar.

No gaste en capacitar.  Invierta en desarrollar.