Por Alejandro Moronta

Certificarse o no, esa es la cuestión.

Shakespeare, en su obra Hamlet, el príncipe de Dinamarca, plantea la disyuntiva «ser o no ser, esa es la cuestión».  En la realidad de muchas organizaciones, el obtener o no un certificado del sistema de gestión de calidad bajo la norma ISO 9001, es una de las decisiones que están sobre la mesa y que más de un directivo se ha planteado.

Como en noviembre se celebra internacionalmente el mes de la calidad, compartiremos algunos puntos sobre el estándar de sistemas de gestión de calidad ISO 9001 y algunos temas relacionados con el proceso de certificación.  Recogiendo inquietudes de algunos de los lectores, estas contribuciones son en el formato de preguntas y respuestas con el interés de facilitar su comprensión.  Esperamos pues que estas explicaciones ayuden a entender un poco más las informaciones que muchas personas ven o han escuchado pero que quizás no comprenden del todo.  Iniciamos:

¿Qué es ISO?

Es importante entender de qué se trata todo esto.  Para empezar, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO, por sus siglas en inglés), es una organización independiente, no gubernamental, que se encarga de desarrollar estándares.  Está compuesta por organismos de normalización de 162 países, y su sede está en Ginebra, Suiza.  El organismo dominicano miembro de ISO es el Instituto Dominicano para la Calidad (INDOCAL).  A través de grupos de expertos, los estándares se desarrollan en base a consenso, estableciendo especificaciones para productos, sistemas o servicios, facilitando las relaciones e intercambio entre países.  Los idiomas oficiales de ISO son el inglés, el francés y el ruso.  ISO ha desarrollado más de 22,000 estándares, y uno de esos estándares, quizás el más conocido de todos, es el estándar de sistemas de gestión de calidad ISO 9001, cuya versión más reciente es del año 2015, y al que se le refiere como ISO 9001:2015.

¿Quién desarrolla los estándares?

Primordialmente, los estándares los desarrolla ISO a través de los comités técnicos, que a su vez están formados por grupos de expertos, quienes se reúnen y se ponen de acuerdo sobre el contenido que deben tener los estándares.  ISO tiene más de 250 comités técnicos, cuyos miembros también incorporan las necesidades de sectores industriales o de servicios, académicos, consumidores, gobiernos y organizaciones no gubernamentales en el proceso de desarrollo de las normas.

¿Cómo se actualizan los estándares?

Los estándares son revisados periódicamente, y se supone que se haga cada 5 años, pero las revisiones no se han publicado necesariamente con esa frecuencia.  En el caso del estándar ISO 9001, para sistemas de gestión de calidad, la primera versión fue publicada en 1987.  Luego continuaron las versiones de 1994, 2000, 2008 y la más reciente, que es la del año 2105.

¿Quién realiza la certificación?

Las certificaciones las realizan los organismos de certificación, que son empresas auditoras acreditadas para evaluar el grado de conformidad contra los requisitos de los estándares ISO.  Estas instituciones son las que realizan las auditorías en las organizaciones que deseen certificarse, y una vez concluido satisfactoriamente el proceso, se emite el certificado.

¿Quién regula a los organismos de certificación?

Esto requiere un poco de explicación.  ISO es quien desarrolla y publica los estándares, pero ISO ni emite certificados ni audita organizaciones.  Las auditorías las realizan empresas auditoras, llamadas cuerpos u organismos de certificación (CABs, por sus siglas en inglés).  A su vez, las empresas auditoras (CABs) están acreditadas por los cuerpos u organismos de acreditación de cada país (AB, por sus siglas en inglés).  Nótese la diferencia, en negritas, entre certificación y acreditación.  Finalmente, los organismos de acreditación (ABs) están agrupados en el Foro Internacional de Acreditación (IAF, por sus siglas en inglés).

Para abundar un poco más, en primer lugar, ISO, a través del comité de evaluación de conformidad (CASCO), es quien desarrolla los estándares y trata los temas relacionados con la evaluación de conformidad.  Hay que considerar que CASCO tiene que ver con los aspectos de conformidad como tal, pues los demás estándares los desarrollan los comités técnicos, como se comentó en una pregunta anterior.

Independientemente de los estándares y documentos de evaluación de conformidad por parte de ISO, está el Foro Internacional de Acreditación (IAF), que agrupa a los organismos de acreditación de cada país (ABs), y éstos a su vez se encargan de la acreditación de los organismos de certificación (CABs).  Dentro de los organismos de acreditación están ANAB (EEUU), ANSI (EEUU), ENAC (España), EMA (México), y UKAS (Reino Unido), sólo para mencionar algunos.  Algunos de los organismos de certificación son TÜV, AENOR, SGS, BSi, LRQA, entre otros.

Los organismos de certificación (empresas auditoras) deben cumplir con el estándar ISO 17021, que contiene los principios y requisitos para la competencia, consistencia e imparcialidad de los cuerpos que proveen auditorías y certificaciones para todo tipo de sistemas de gestión.

Si pudiéramos establecer un esquema sería así: ISO > CASCO > Foro Internacional de Acreditación > cuerpos de acreditación > cuerpos de certificación.  De manera resumida: ISO > CASCO > IAF > ABs > CABs.

¿Qué preparación tienen los auditores?

Los auditores de sistemas de gestión de calidad deben completar, como mínimo, la certificación como auditor líder de ISO 9001.  Las empresas auditoras tienen requisitos adicionales para sus auditores, que incluyen una determinada cantidad de horas de auditoría para poder ser auditores líderes.  De paso, auditor líder es quien gestiona el proceso de auditoría y es la persona responsable de su realización, incluyendo planificación, ejecución, reporte y cierre.  El auditor líder puede realizar la auditoría por sí solo, o tener uno o más auditores que le asistan en el proceso.

El tener una certificación de auditor líder de las capacitaciones que se ofrecen periódicamente no convierte a estos profesionales en auditores líderes de las empresas auditoras.  Para ser auditores líderes también deben cumplir con una serie de requisitos extra que establecen estas instituciones, pero sí pueden participar como miembros del equipo de auditoría.

Continuará.